邀请知名人士参加新闻活动一般可以通过两个途径:一是组织途径;二是私人途径。个人之间的私交以及职业性的关系往往是决定名人是否接受邀请的关键。但是，不管是哪一种途径，企业的公关人员都必须善于与知名人士的“秘书”或“代理人”打交道。这些“秘书”或“代理人”的地位看起来并不显要，但有时候他们对邀请工作的成败起重要的作用。因此，邀请名人参加活动前，首先要善于说服名人的“秘书”，争取他们的理解和支持。邀请名人参加企业的新闻活动，应该考虑新闻活动与被邀请名人身份、地位和工作性质的一致性，要使新闻活动尽量与被邀请名人的背景、事业、爱好挂上关系，以便于贵宾回答问题，应付自如。比如学校的校庆活动可以考虑邀请教育界的名人参力口，如果校庆活动安排在教师节前夕，可以考虑邀请本地区党政领导参加。如果是新产品投产的新闻发布会，则可以邀请工商经贸界名人参加;企业的艺术节应该邀请电影、电视明星等参力口。只要邀请对口，就能兼顾双方的需求。其次，企业活动的新闻价值、社会影响是说服、吸引名人前来参加的主要原因。出色的公关人员应该紧紧抓住活动的新闻价值、社会影响说服知名人士积极前来参加。对于知名人士，高额酬金并不是唯一有效的说服办法。另外，企业的公关人员在邀请活动中应注意讲话得体、态度诚恳。

　　一旦某个知名人物决定接受邀请，公关人员应请他(或她)提供简历或目前工作的情况，这些信息将供信息发布使用。同时，企业的公关人员应详尽了解知名人士爱好和不爱好的东西。掌握这些信息，就能更好地做好接待工作，最大限度地发挥知名人士在企业新闻活动中的影响和作用。知名人士同意接受邀请后，企业的公关人员必须向知名人士本人或其“秘书”说明以下情况：

　　(1)旅程安排，谁负责接待。

　　(2)下榻地址、电话号码。

　　(3)新闻活动中的交通工具。

　　(4)名人将出席的主要活动及这些活动的大致安排。(5)参加其他什么团体活动，以及希望名人出席的特殊

活动。

　　(6)双方需要承担的费用。如果准备给予酬金，要说明酬金的数额。

　　(7)有关本企业、本地区的背景材料。要把以上情况打印成文，复制多份，发给双方的有关人员。

　　2.接待应邀的知名人士

　　(1)要有专人去机场或车站迎接。如果是本地的知名人士，应由相等级别或企业最高领导人出面迎接。企业领导人应在办公楼前迎接贵宾以示隆重和尊敬。

　　(2)企业重大的公关活动应召开记者招待会、冷餐会或午餐会。安排好知名人士参加活动的现场录音、录像和摄影。

　　(3)让前来参加活动的知名人士参观本地区的购物中心和主要商场，如有可能让他们参观本地区的社会福利机构、幼儿园、托儿所等。这些活动具有新闻价值，容易引起新闻界的兴趣。

　　(4)帮助贵宾确定讲话主题、拟定讲话提纲。要充分尊重对方的意见，以便应邀名人能熟悉主题，在新闻活动中能尽情发挥。

　　(5)安排好新闻记者对应邀名人的采访，但采访活动不能过于频繁。

　　(6)在日程安排中应留出机动时间，供贵宾自己支配。

　　3.安排知名人士参加企业新闻活动时应注意的事项

　　(1)企业的公关人员事先应准备好新闻活动的材料袋，供知名人士阅读、参考。

　　(2)日程安排不能过于紧张，要让贵宾有一定的休息时间，否则，他们就会感到被动、乏味，从而影响情绪，降低宣传的效果。

　　(3)一场重大新闻活动举行之前，要让他们有2~3小时的休息。

　　(4)对应邀名人的新闻采访活动应限定时间、限定地点。

　　(5)要安排熟悉本地情况、态度和蔼的司机。司机往往是企业的“窗口”，一个好司机会使贵宾感到轻松愉快。

　　(6)接待工作要有特色。应邀名人如果是艺术家，可考虑在其住处布置一些艺术品;如果是政治家，可安排一些有一定学术价值的书籍等。

　　(7)事先准备好合适的礼品，赠送应邀名人以示谢意。

　　(8)要有专人负责照顾贵宾的生活和活动。接待人员必须善于理解人和帮助人，办事必须干练。企业在开展对外营销公关宣传时，还要注意将企业的特色作为信息传播的内容。每个企业都有自己的特色，只要注意发掘这些特色，把握住这些特色，恰当地运用宣传技巧，就能在对外信息交流中起到事半功倍的功效。

　　(1)企业的历史特色。有些企业有着悠久的历史，企业在对外信息姜流中应把握住这一特色。比如华生电扇，它的宣传就应突出历史特色。从某种程度上而言，公众信任华生的质量是基于它的悠久历史。又如中药店的宣传，必须要突出历史特色，中药店的历史越长，公众对它的信任度就越高。

　　(2)产品设计特色。每个企业都有自己产品设计的特色，对外宣传中要注意宣传这种特色，让公众在潜移默化中接受这种信息。比如日本企业的产品以轻便、省电、美观著称，因此，曰本企业的对外信息交流十分注意突出这一特色，通过不断宣传，使人们对日本企业产生一种总体印象，即:灵活、勤俭、和谐。

　　(3)设备的特色。新兴企业在对外信息交流中要注意突出企业设备的特色，通过突出设备特色的宣传，使公众对企业的技术能力、产品质量产生信任感。

　　公共关系对外信息交流中的基本原则是：

　　(1)言而有信。企业的产品服务、合同契约、质量指标必须百分之百达到，赞助的费用、智力竞赛等社会活动中的奖品必须百分之百兑现。

　　(2)承担责任。企业对外信息交流可以自己独立进行，但在大部分场合下，企业的公关宣传都是通过新闻媒介进行的。在对外信息交流中，如果出现差错，企业要主动承担责任。如果发现新闻报道有问题，一般可以采取以下3种办法来处理：

　　A.一般性报道失实，企业只要打个电话通知新闻媒介即可。

　　B.严重报道失实，企业应向新闻媒介讲清报道失实对企业产生的严重后果，请新闻媒介自己作出选择。

　　C.如果发现报道是恶意中伤、诽谤，企业可以通过上级部门向新闻媒介提出质疑，要求其消除不良影响。事态发展严重的，可以请律师向法院起诉。国外的公关界都十分重视企业的对外信息交流，它实际上是企业经常性的营销公关工作。在对外信息交流中，国外公关界的基本指导思想是：

　　(1)解释公司或企业的经营目标和政策;

　　(2)关心企业所在地的福利事业和地区发展

　　(3)介绍公司或企业在社会上的政治、经济等方面的地位;通过新闻媒介，告诉社会公众企业经营状况、新产品的生产状况等

　　(4)关心企业所在地的福利事业和地区发展介绍公司或企业在社会上的政治、经济等方面的地位;通过新闻媒介，告诉社会公众企业经营状况、新产品的生产状况等;

　　(5)回答来自社会各方面的问题。国外公关界认为，及时回答问题，会交上朋友;置之不理，会四面树敌。